כל מי שנכנס למאגר תוכנות אופיס למיניהן, בין אם מדובר בוורד, אקסל או תוכנות אחרות, יכול לראות מיד שבכל אחת מהן, יש מגוון רחב של אפשרויות, מגוון רחב של כלים ופונקציות בהן אפשר להשתמש לצרכים שונים.
מן הסתם, אדם מן השורה לא משתמש בכל הפונקציות שקיימות בכל תוכנה, אלא רק בדברים בסיסיים ולעיתים קצת מעבר לכך. אנשים במקומות עבודה שונים, נדרשים לא פעם להשתמש ביותר מאפיינים וכלים מאשר אדם שמשתמש בתוכנות לצרכים פרטיים. כאן עולה השאלה, האם עובדים בארגון צריכים להכיר את כל יישומי האופיס או רק את מה שנכון עבורם.
ניקח למשל עורכי דין, האם הם צריכים להכיר את כל היישומים שקיימים באקסל, למרות שמותר להניח שהם לא משתמשים בכל פונקציה ובכל נוסחה שקיים בתוכנה זו. זה נכון גם לגבי כלכלנים במקרה של וורד, האם הם צריכים לדעת על כל פונקציה וכל מאפיין שקיים בתוכנה זו?
לשם כך בדיוק מתבצעת הדרכת קורסי אופיס בארגונים. מדובר על קורסים שמועברים על ידי אנשי מקצוע, אשר מדריכים את העובדים כיצד להשתמש בתוכנות ובעיקר כיצד להכיר כלים ומאפיינים שהם לא הכירו בהן. דברים יותר מורכבים מהמאפיינים הבסיסיים שכל אחד מכיר וכל אחד עובד איתם.
האם זה חשוב שעובדים יכירו את המאפיינים של תוכנות אופיס
על פניו אפשר לטעון, שאין שום סיבה שעובד שאיננו משתמש בוורד או באקסל מעבר לרמת הבסיס, יצטרך להכיר את המאפיינים והפונקציות השונות שקיימות בתוכנות אלה. העניין הוא, שייתכן מאוד שבשלבים מסוימים בעבודה, הם יצטרכו להשתמש באותם מאפיינים, ואז הם יצטרכו לחפש איך עושים את זה.
גם אם הם לא יזכרו כל פרט ופרט שלמדו בקורס, וגם אם לא כל פרט ופרט יעזור להם, עדיין, עצם זה שהם ידעו איפה להתחיל לעבוד, כבר יכול לספק להם מענה טוב. מעבר לכך, ייתכן מאוד שזה יקל עליהם את העבודה גם ברמה הבסיסית, הם ילמדו לעבוד עם כלים חדשים שיעשו את העבודה שלהם הרבה יותר פשוטה ונוחה.
