תהליכי אישור של חשבוניות רכש נחשבו בעבר למסורבלים, לפעמים מעיקים ובעיקר ארוכים. כל סבבי האישורים השונים הקשו על מהלך העבודה השוטף ולא פעם אירעו גם טעויות בדרך. אך באמצעות שיטות עבודה נכונה ועל ידי הטיפים הנכונים, אפשר לעבור את התהליך באופן קל, נכון ובעיקר יעיל מתמיד.
תנו לכלים אוטומטיים לעבוד בשבילכם
מערכות נוכחיות מתקדמות של חשבוניות רכש מאפשרות לכם לבצע את הטיפול ביעילות מקסימלית, החל ברגע הראשון. טכנולוגיה של למידת מכונה חכמה מאפשרת לבצע כיום קליטה אוטומטית שלא היה כמוה. כלומר אתם יכולים לתת לכלים אוטומטיים לבצע עבורכם חלק חשוב מהעבודה. מערכת לניהול רכש בעסקים כוללת בין השאר הזנת החשבוניות למחשב שתיעשה ללא צורך בהזנות נתונים ידניים, פשוט וקל!
ניתוב לאיש הנכון, בזמן הנכון
אם מערכת הרכש הארגונים כוללת מחלקה או לפחות צוות של עובדים, סביר להניח שאישורים מסוימים יגיע לגורם אחד ואישורים מסוימים צריכים להגיע לגורם אחר. ישנם הבדלים בין סמכויות אישור. כלומר, כדאי לקבוע נהלים למי לנתב אישורים, בצורה כמה שיותר פשוטה, הגיונית וחסכונית בזמן. למעשה, ניתן להגדיר כלים ממוחשבים כך שמרבית האישורים ינותבו לגורם הנכון בהתאם לסוג הפריטים שהוזמנו או לגובה הסכומים של הרכישות.
הימנעו מהזנות כפולות מיותרות
ההפרדה בין מערכת החשבונאות לבין מערכת הרכש עשויה לגרום לרישום כפול ולפעמים מיותר. באמצעות עבודה עם מערכת של חשבוניות רכש שמסונכרת עם מערכת החשבוניות, אפשר למנוע הרבה עבודה כפולה. כלומר, מערכת CloudERP מבצעת גם עדכון לפי הצורך, ברישום תנועות היומן והכרטסת של החשבונאות.
בצעו תהליך חניכה לעובדים חדשים
כשמחלקת הרכש קולטת עובד חדש, הקפידו על תהליך חניכה מסודר עם דגש על אישורי חשבוניות הרכש. חניכה איכותית תוכיח את עצמה בהמשך, לאורך כל הדרך.
