כל אחד מאיתנו, מחזיק יומן אישי בו אנחנו מתעדים אירועים שונים שהתרחשו או אמורים להתרחש. בין אם זה פגישות, טיפולים, אירועים שאנחנו אמורים להיות נוכחים בהם, ימי הולדת, יום נישואים וכדומה.
גם למשרדים יש יומן ובו מציינים נקודות חשובות, כאלה שאמורות לשמש את העובדים וצוות המנהלים במהלך העבודה. למשל, נהוג לציין ביומן המשרדי, פגישות חשובות, ישיבות, פרויקטים, חופשות של עובדים וכל דבר אחר שיכול להשפיע על תפקוד המשרד בצורות שונות.
באופן טבעי, בשביל לנהל את המשרד בצורה נכונה, יש לבצע ניהול יומן משרדי בצורה נכונה. הוא צריך להיות ברור, מפורט וכתוב באופן כזה שלא ישתמע לשתי פנים. למשל, אם עובד רוצה לקחת חופשה, צריך להיות רשום בדיוק מתי הוא יוצא לחופשה ומתי הוא חוזר, כך גם לגבי השתתפות בפגישות או ישיבות שונות. הכל צריך להיות כתוב בצורה ברורה ומפורטת.
לפני שנסביר מה החשיבות של יומן משרדי בפועל, צריך להדגיש, את ניהול היומן יעשו מנהלי המשרד, הבעלים או גורם מסוים שיוסמך לצורך לכך. לכן גם חשוב שאדם אחד יהיה אחראי עליו.
מה הרלוונטיות של ניהול יומן משרדי
ראשית, הכל מתועד. כל דבר שנעשה בעזרת שירותי משרד במיקור חוץ יהיה מתועד ולא יהיה ניתן לשכוח או להכחיש. זה חשוב מסיבות שונות, בין אם לצורכי הסדר עבודה תקין ובין אם זה בשביל להתנהל בצורה נכונה ויעילה.
שנית, כך אפשר לתכנן טוב יותר צעדים שונים, כך אפשר לבצע את העבודה בצורה חכמה וטובה, מבלי שאף גורם יהיה מופתע ומבלי שהפרטים לא יהיו ידועים.
שלישית, היומן יאפשר לקבוע יעדים, מטרות ודברים אחרים שקשורים להתנהלות המשרד, בין אם זה לטווח הקצר ובין אם זה לטווח הארוך.
