עסקים רבים עושים טעות כשהם חושבים שמספיק שיש להם מספר טלפון בו יכולים הלקוחות להשיג אותם וגם אם לוקח להם זמן לענות, אין שום בעיה, הלקוח ממתין על הקו עד שיבוא לציון גואל. מה שהם מפספסים ולא מבינים זה שמהרגע בו לקוח פוטנציאלי או לקוח קיים, מרים את הטלפון ומחייג לבית העסק, מתחיל למעשה תהליך הטומן בחובו המון פסיכולוגיה.
למעשה, מאותו רגע בו לקוח מנסה לתפוס את בית העסק, וזה כלל לא משנה אם מדובר בלקוח המתעניין ברכישת מוצר חדש או לקוח קיים שצריך טיפול משירות הלקוחות או סתם להתלונן על פרט הקשור למוצר אותו הוא רכש, מתקיים משחק פסיכולוגי, בו המטרה של העסק היא כמובן לרכך כמה שיותר את הלקוח ולקרב אותו עד לרמת סגירת עסקה, או להוריד את מפלס הכעס במידה ויש תלונה.
צליל המתנה עסקי, כזה שמתנגן בזמן שהטלפון מחייג (וברוב המקרים לוקח קצת זמן עד שבתי העסק עונים), הוא השלב הראשון והבסיסי ביותר באותו תהליך ריכוך. לצליל עסקי יש מספר יתרונות אותם הוא מעניק לעסק בכל אותו הליך פסיכולוגי.
יתרון ראשון
צליל ההמתנה העסקי משדר בראש ובראשונה מקצועיות. כשלקוח מחייג לבית עסק וממתין על הקו, הוא לא רוצה לשמוע צליל חיוג רגיל וגנרי, כזה שהוא שומע כשהוא מתקשר לכל אחד אחר. צליל ההמתנה העסקי מעניק תחושה כי מדובר בעסק רציני שמכבד את עצמו ומשקיע בזמן ההמתנה של הלקוח.
יתרון שני
הוא משדר נינוחות. הצליל העסקי יהיה בדרך כלל נעים ומרגיע, מה שמאפשר למי שממתין על הקו להנות מצלילים שמנמיכים את גובה הלהבות במידה ויש לו תלונה וכמובן גם מכניסים אותו למעין מצב בו הוא מגיע לשיחת מכירה כשהוא רגוע ונינוח יותר.
יתרון שלישי
הלקוח לא משתעמם. כשלקוח ממתין על הקו ומוצא את עצמו משתעמם, יקרו בדרך כלל אחד משני מצבים: במידה והוא רוצה להתלונן, הוא יתחיל את השיחה ממקום אפילו יותר עצבני על כך שהוא התייבש על הקו, ובמידה והוא רוצה לברר פרטים, הוא פשוט יתאייש וינתק. צליל עסקי מרכך את המצב הזה.