פגישות עבודה הן חלק בלתי נפרד מעולם העסקים, אך בשנים האחרונות והודות להתקדמות הטכנולוגיה, פגישות עבודה רבות כבר כמעט ואינן נערכות כפגישה פיזית, אלא כפגישה וירטואלית או טלפונית באמצעות שיחות ועידה עסקיות. ההיערכות לשיחת ועידה עסקית כוללת לא מעט אלמנטים, לכן יש להיערך אליה באופן המיטבי, וזאת בכדי שתוכלו לצלוח אותה ולהגיע למטרה העומדת מאחורי הפגישה.
יתרונות שיחות הועידה על פני פגישות עבודה
משום ששיחות ועידה נערכות ברמה הטלפונית, הן חוסכות מבעלי עסקים רבים את הנסיעה (שעשויה להיות ארוכה למדי) למיקום בו נערכת הפגישה, מה שלמעשה חוסך לא מעט זמן. מעבר לזה, ניתן לקיים שיחות ופגישות עם כל לקוח או ספק ברחבי העולם, כך שעסקים בין מדינות יכולים להיעשות בקלות. יש לא מעט דרכים לקיים שיחות ועידה יעילות, למשל באמצעות חדרי ועידה וירטואליים במרכזיה.
קבעו מראש את נושא השיחה
שיחות ועידה ופגישות עבודה שאינן ממוקדות עשויות להימשך לאורך זמן מבלי להגיע להחלטה מסוימת בסוף השיחה. לכן חשוב להגדיר מראש מהי מטרת השיחה ועל מה המשתתפים אמורים לשוחח. יתר על כן, כדאי להקציב זמן מסוים לשיחה ולוודא שאין חריגה בזמנים. מוטב שתקציבו זמן מסוים שיוקדש לכל נושא, מבין הנושאים שידוברו בשיחה, ולבסוף השאירו מעט זמן לסיכום השיחה והגעה למסקנות.
אל תזמינו אנשים ללא צורך
לבעלי עסקים יש נטייה להזמין לפגישות עבודה, בין אם וירטואליות או פיזיות, את כל מנהלי המחלקות והנפשות הפועלות בארגון. לא תמיד מדובר בדבר חיובי, לכן השתדלו לכלול בשיחת הוועידה רק את האנשים החיוניים ביותר לשיחה. ריבוי משתתפים יגרור ריבוי דעות וקושי להגיע להחלטות, מה גם שהשיחה יכולה להימשך יותר זמן מהצפוי. בעיקרון, תוכלו לצרף לשיחות הוועידה עשרות אנשים, אבל כדאי שתצרפו רק את המשתתפים הנחוצים לכם לקבלת ההחלטות.
שימוש במסמכים במהלך השיחה
אם הנושאים שידונו בשיחת הוועידה צריכים להתלוות למצגות, קבצים, דוחות או מסמכים מסוגים אחרים – היערכו לכך מראש. הכינו קובץ מסודר של כל המסמכים הדרושים לכם לפגישה הטלפונית ושלחו אותו לכל משתתפי שיחת הוועידה. בכדי להיות יעילים יותר – רצוי למספר את המסמכים, כך כשתדברו על מסמך מס' 4, כולם יוכלו למצוא אותו בקלות.
באופן כללי אם קיימים מסמכים או דברים שאתם רוצים לדון בהם במהלך השיחה, תכינו את כל החומר הרלוונטי לכם מראש.
השיחה הסתיימה? שלחו סיכום שיחה
בכל שיחת וועידה או פגישת עבודה רצוי לתעד את מהלך השיחה, לרבות חלוקת המשימות והדברים העתידיים שאמורים להתבצע. בתום השיחה תוכלו לשלוח לכל המשתתפים את סיכום השיחה, את המשימות של המשתתפים ואת ההחלטות שהתקבלו.
שיחות ועידה מהוות תחליף מעולה לפגישות עבודה פיזיות. יש להן לא מעט יתרונות מעולים והן כלי נהדר לעסקים. היערכו מבעוד מועד לקראת שיחת הועידה וגשו אליה במלוא הרצינות. הקציבו זמנים לנושאים בהם תדונו ודאגו להכין את כל החומרים והמסמכים הדרושים לכם בכדי לצלוח את שיחת הוועידה על הצד הטוב ביותר.
